Pandemi iş hayatımızda en çok neyi değiştirdi? Evden çalışmaya geçiş birinci cevapsa online toplantılar da en popüler ikinci cevap olacaktır.
Toplantıların bu zorunlu uzaktan iletişim sebebi ile hazırlık ve yönetim süreci tamamen değişmekle beraber, sıklık açısından da bazı sektör ve pozisyonlarda artış gözlemlenmektedir.
İyi planlanmamış ve verimliliği ölçülemeyen toplantılar, tartışmasız modern çalışma hayatındaki en büyük zaman kaybını oluşturuyor. Bilgi alışverişi ve kararlar almak için gerekli olsalar da, genellikle başarısız bir şekilde yürütülmesi (önceden hazırlanmamış gündem, fazla katılımcı, gerekenden daha fazla zaman bloke edilmesi, mesai saatleri dışına taşan talepler vb) genel bir problem olarak gözlemleniyor.
Zaman kaybının yanı sıra diğer bir problem ise mevcut toplantıların verimliliğinin ölçülememesidir. Özellikle pandemi süreci ile birlikte artan online toplantıların takibinin de zorlaşması, yöneticiler açısından aşağıdaki soruları cevapsız bırakmaktadır;
Çalışanlar ayda/haftada kaç saat toplantı yapıyor?
Yapılan toplantıların departman içi, departman dışı, şirket dışı gibi kırılımlar ile analizi yapılabilir mi?
Webex – Teams – Zoom - Skype üzerinden yapılan toplantılarda, katılımcıların gerçek katılım süreleri ne kadar?
Toplantılar arasında akış süreleri yeterli mi, çalışanlarıma işe odaklanmak için zaman kalıyor mu?
Mesai dışına taşan toplantı sayısı ve süresi nedir?
Bu soruların cevapları verimlilik ölçümü için büyük bir kaynak olmakla beraber bir İK analitik ürünü olan toplantı analitik platformu olmadan ölçülmesi oldukça zordur.
Toplantı analitiği sayesinde haftanızın ne kadarının toplantılarda harcandığını takip edebilir, ardından iyileştirme için hedefler belirleyebilirsiniz. Toplantı davranışlarınızda uzun vadeli bir yükseliş eğilimi görürseniz, zaman içindeki ilerlemeyi azaltmak ve izlemek için harekete geçebilirsiniz.
" Inboxage" Toplantı Analitiği Platformu: Kurum içi ve dışı toplantı katılımcı detayı, görev durumu, süre, maliyet, toplantı etkinliği gibi toplantı verileri hakkında önemli bilgiler sağlayan, çözüm üreten analiz platformudur. Bu platform;
Çalışanların ayda/haftada kaç saat toplantı yaptıklarının raporlanması
Yapılan toplantıların departman içi, departman dışı, şirket dışı gibi kırılımlı analizinin yapılarak raporlanması
Webex – Teams – Zoom - Skype üzerinden yapılan toplantılarda, kullanıcının toplantı isteğini kabul etmesine rağmen gerçekten katılıp katılmadığının, katıldıysa ne kadar süre katıldığının raporlanması
Meeting Focus Time (çalışana toplantı aralarında ne kadar odaklanma süresi kaldığı) analizi
Meeting Network Analyses (maliyet, süre, katılımcı gibi detayların, departman bazlı olarak grafik ekranından görselleştirilmesi)
Spesifik bir müşteriye toplantıda kaç saat zaman ayrıldığının (çalışan ve departman bazlı) raporlanması
“Toplantısız Saatler” de (örn; Cuma 13:30 sonrası) gönderilen toplantı davetleri için, davet gönderilmesi anında “Toplantısız saatlerde toplantı yapmamaya özen gösteriyoruz. Yine de davet göndermek istiyor musun?” vb uyarıların verilmesi
Mesai dışı saatlerde ve öğle aralarında gönderilen toplantı davetleri için, davet gönderilmesi anında “Mesai dışı/öğle arası saatlerde toplantı yapmamaya özen gösteriyoruz. Yine de davet göndermek istiyor musun?” vb uyarıların verilmesi
MR (toplantı isteği) içeriği doldurulmadan gönderilen toplantı davetleri için, bir açıklama yazılması gerektiğine dair uyarı verilmesi
MR (toplantı isteği) içeriği doldurulmadan gönderilen toplantı iptalleri için, bir açıklama yazılması gerektiğine dair uyarı verilmesi
Toplantıya 24 saat kala, gelen MR için bir cevap verilmemişse (Kabul, Red, Belirsiz) kişiye katılım durumunu belirtmesi için e-mail ya da pop-up hatırlatma gönderilmesi
Toplantılar için şirket içerisinde belirlenen süreler var ise bunun uzatılma talebi olması halinde şirket politikası gibi uyarıların gösterilme özelliği
Toplantıyı organize eden kişiye toplantı notlarını unutmamasına dair mesaj çıkarma özelliği
Çalışanın haftalık belli bir toplam toplantı saati aşması durumunda (örneğin toplam mesai haftalık 40 saat, yapılan toplam toplantı 22 saat) çalışana toplantıyı reddetme ya da kabul etme seçeneğinin verilmesi özelliğini içermektedir
Görsel 1: Inboxage
Görsel 2: Inboxage
Inboxage çözümlerine neden ihtiyaç var? Çünkü;
Çok sayıda katılımcının olduğu toplantı yüzdesinin fazla olması: Zayıf toplantı hesap verebilirliği, yetkilendirme eksikliğini ve çalışanların aktif zamanlarının çalındığını gösterir.
Düzenli olarak bir saatten fazla süren toplantılar: İyi tasarlanmış küçük beyin fırtınası/problem çözme oturumları olmadıkça, katılımcıların odak noktasını korumayı zorlaştırabilir.
Çakışan toplantı saatleri: Kişinin takviminde çakışan toplantılarının olduğunu ve doğru planlama yapılmadığını gösterir.
Toplantılar arasındaki molalar: Beynin "sıfırlanmasına" izin vererek toplantılar arasında kümülatif stres oluşumunu azaltır.
Arka arkaya yapılan toplantılar: Odaklanma ve etkileşim kurma becerinizi azaltabilir.
Ekibinizin temel görevi minimum sürede hedef odaklı toplantılar yapmak ve değer sunmaktır. Ancak bu, mevcut toplantıların sağladığı işbirliği, senkronizasyon ve sorun çözme olmadan gerçekleşemez. Ne yazık ki bu toplantılardaki verimsizlik, kurum için bilgi akışının eksik kalması ya da tümden aksaması, hedefleri gerçekleştirme ve gelirleri artırmak için kullanabilecekleri değerli zamandan çalar. Bu sebeple Inboxage toplantı analitiği platformu aracılığı ile verimsiz toplantılar için harcanan zamanı en aza indirebilir ve yeni ya da mevcut müşterilerle zaman verimliliğini en üst düzeye çıkarabilirsiniz.
#toplantıanalitiği #meetinganalytics #inboxage #ONA #organizationalnetworkanalysis #peopleanalytics #hranalytics #ikanalitiği #çözüm #değer #insankaynakları #hr #ik
Yazar : Seçil Aksoy